プライバシーポリシー

第1条（事業者の名称等）

1. 個人情報取扱事業者の名称：合同会社L9
2. 個人情報に関するお問い合わせ・苦情の窓口：support@medi-chart.jp

第2条（当サービスの位置づけ）

1. 当サービスは、介護・医療事業者の営業活動及び業務を支援するためのツールです。
2. 当サービスは、診療録・看護記録・介護記録その他の法令に基づき作成・保存が義務付けられる正式な記録を管理するためのシステム（いわゆる電子カルテ等）ではありません。これらの法定記録は、利用者が別途用意する正規の記録システムにおいて作成・保存されるものとし、当サービスはこれを代替するものではありません。
3. 利用者は、当サービスに入力する情報が補助的・営業支援的な情報であることを理解し、法令上の記録義務を当サービスによって果たそうとしてはならないものとします。

第3条（取得する情報）

当サービスは、以下の情報を取得します。

1. 契約者情報：会社名、住所、メールアドレス、代表者名、担当者名
2. スタッフ情報：氏名、ログインID、メールアドレス、役職
3. 業務支援データ：利用者（患者・サービス利用者）に関する情報、関係先事業所の情報、関係者（ケアマネジャー等）の情報、面談・営業の記録、スケジュール情報等
4. ログ情報：アクセスログ、操作履歴（監査ログ）、Cookie等を通じて取得する情報

第4条（第三者の個人情報の取り扱い）

1. 当サービスでは、契約者及びそのスタッフ以外の第三者（利用者本人、関係先事業所の担当者、ケアマネジャー等。以下「データ主体」）の個人情報が、契約者によって入力・保存されることがあります。
2. これらの第三者の個人情報について、取得・入力・利用に関する適法性の確保（利用目的の通知・公表、必要な同意の取得等を含む）は、当該情報を入力する契約者の責任において行われるものとします。
3. 契約者は、データ主体の要配慮個人情報（個人情報の保護に関する法律第2条第3項に定める、傷病・心身の状態に関する情報等を含みます）を当サービスに入力する場合、同法第20条第2項に基づき必要となる本人の同意その他の適法な取得要件を、自らの責任においてあらかじめ充足していることを保証するものとします。当社は、契約者がこれらの要件を充足していることを前提として、委託の範囲で当該情報を取り扱います。
4. 当社は、契約者から委託を受けて当該個人情報を取り扱う立場にあり、契約者の指示の範囲内かつ当サービスの提供に必要な範囲でのみこれを取り扱います。
5. データ主体本人から個人情報の開示・訂正・利用停止等の請求があった場合、原則として当該情報を管理する契約者が対応するものとし、当社は契約者に協力します。

第5条（利用目的）

取得した情報は、以下の目的で利用します。

1. 当サービスの提供・運営・保守・改善
2. 利用者へのサポート・お問い合わせ対応
3. 利用料金の請求・管理
4. 不正利用・セキュリティ上の問題の検知・対応
5. 当サービスに関する重要なお知らせの通知
6. 法令に基づく対応

第6条（第三者提供）

当社は、以下の場合を除き、取得した情報を第三者に提供しません。

1. 利用者本人又は契約者の同意がある場合
2. 法令に基づく開示が必要な場合（行政機関・司法機関等からの適法な要請に応じる場合を含む）
3. 人の生命・身体・財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
4. 次条に定める業務委託に伴い、委託先に提供する場合

第7条（業務委託・外部サービスの利用）

1. 当社は、当サービスの提供に必要な範囲で、業務の一部を外部に委託し、又は外部のクラウド基盤等を利用することがあります。
2. 当サービスの業務支援データ（利用者・関係先・営業記録等）は、クラウドインフラ事業者（アマゾン ウェブ サービス）の日本国内（東京リージョン）のデータセンターにおいて管理されます。
3. 当社は、委託先に対し、本ポリシー及び関係法令に従った適切な情報の取り扱いを求め、必要かつ適切な監督を行います。

第8条（外国にある第三者への提供）

1. 当社は、当サービスの提供に必要な範囲で、外国に所在する事業者が提供するサービスを利用することがあります。現在利用している主なものは以下のとおりです。

• メール配信サービス（Resend, Inc.／米国）：お知らせ・受付確認・各種通知メールの送信のため、宛先の氏名・メールアドレス及びメール本文に含まれる情報を取り扱います。
• アクセス解析サービス（Google LLC／米国）：当サービスの公開ページ（サービス紹介・お申し込み・お問い合わせ等）の利用状況を把握するため、Google アナリティクスを通じて閲覧ページ、参照元、おおよその地域、端末・ブラウザの種別等の情報を取り扱います。個人を直接特定する情報は送信していません。ログイン後の管理画面には導入していません。

2. 外国にある第三者への個人データの提供にあたっては、個人情報の保護に関する法律第28条その他の関係法令に従い、必要な情報の提供・同意の取得その他の措置を講じます。
3. 提供先の外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他参考となるべき情報については、第1条の窓口までお問い合わせいただくことで提供します。

第9条（安全管理措置）

当社は、取得した情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために、以下を含む必要かつ適切な措置を講じます。

• 組織的安全管理措置：個人情報の取り扱いに関する責任者の設置、取扱いに関する規程の整備、操作履歴（監査ログ）の記録・点検
• 人的安全管理措置：個人情報を取り扱うスタッフの限定、及び当該スタッフに対する教育
• 物理的安全管理措置：業務支援データを保管するクラウド基盤事業者のデータセンターにおける入退室管理・機器管理等（委託先の措置に依拠します）
• 技術的安全管理措置：通信の暗号化（SSL/TLS）、アクセス権限の管理・認証（認証されたスタッフのみがアクセス可能）、不正アクセス対策、定期的なバックアップ

第10条（漏えい等が発生した場合の対応）

1. 当社は、取り扱う個人情報について漏えい、滅失、毀損その他の安全上の事故（以下「漏えい等」）が発生し、又は発生したおそれを認識した場合、速やかに被害の拡大防止及び原因調査のために必要な措置を講じます。
2. データ主体の個人情報（契約者から委託を受けて取り扱うもの）について漏えい等が発生した場合、当社は、当該情報を管理する契約者に対し、速やかにその内容を通知します。この場合において、個人情報の保護に関する法律に基づく個人情報保護委員会への報告及び本人への通知は、原則として委託元である契約者が行うものとし、当社はこれに協力します。
3. 当社が自ら取得した個人情報（契約者情報・スタッフ情報等）について漏えい等が発生した場合、当社は、法令に従い、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を行います。

第11条（データの保存期間）

1. 業務支援データは、契約期間中保存されます。
2. 契約終了後は、終了日から90日間データを保持した後、完全に削除します。
3. 契約者からデータのエクスポートを求められた場合、契約終了後30日以内に対応します。
4. 法令により保存が義務付けられる情報については、当該法令に定める期間保存します。

第12条（開示・訂正・削除等の請求）

1. 契約者は、当社が保有する当該契約者に関する個人情報について、開示・訂正・追加・削除・利用停止等を請求することができます。
2. データ主体本人からの請求の取り扱いについては、第4条第5項に従います。
3. 請求は第1条の窓口（support@medi-chart.jp）までご連絡ください。本人確認の上、法令に従い合理的な期間内に対応します。

第13条（Cookieの使用）

当サービスは、ログインセッションの管理等のためにCookieを使用することがあります。ブラウザの設定によりCookieを無効にできますが、その場合、一部機能が利用できなくなることがあります。

また、公開ページ（サービス紹介・お申し込み・お問い合わせ等）では、利用状況の把握とサービス改善のためにGoogle アナリティクスを使用しており、Cookieを利用して匿名の統計情報を収集します。収集された情報はGoogle社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。Google アナリティクスによる収集は、Google アナリティクス オプトアウト アドオンにより無効化できます。

第14条（法令の遵守・監督官庁）

1. 当社は、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令及びガイドラインを遵守し、個人情報の適切な取り扱いに努めます。
2. 個人情報の取り扱いに関する苦情・相談は、第1条の窓口で受け付けます。
3. 当社の個人情報の取り扱いに関する監督機関は、個人情報保護委員会です。

第15条（本ポリシーの変更）

本ポリシーは、法令の改正やサービスの変更に伴い改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当サービス上での掲示その他適切な方法で周知します。

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