営業記録はどのくらい詳しく書くべきですか？

1件あたり1〜3行で十分です。詳しさより「次のアクション」が書いてあるかどうかが価値を決めます。長文を求めると書かれなくなり、記録が空くことが最大の損失です。

電話やFAXも記録すべきですか？

記録すべきです。営業記録の目的は最終接点日の把握なので、訪問・電話・FAX・空き情報の送付など、接点はすべて1行残します。手段の欄を作って区別すれば集計もできます。

分けてください。営業記録は紹介元（事業所・担当者）に紐づく記録で、利用者の看護記録とは目的も管理単位も異なります。混ぜると探せなくなり、運営指導の際の整理もしにくくなります。

営業記録と聞くと「報告書を書く仕事が増える」と身構えられがちですが、営業記録の本体は次の接点のためのメモです。1件1分で書けて、数か月後に効いてきます。この記事では、続けられる営業記録の型を解説します。

営業記録がない場合に起きることは決まっています。

営業の成果は接点の蓄積で決まる以上（→営業のコツ）、蓄積を担うのは人の記憶ではなく記録です。

このうち価値の8割は次アクションにあります。「◯月頃に空きが出たら連絡」「新しいパンフレットができたら持参」——これが書いてあれば、記録は自動的にToDoリストになります。

内容欄には、相手の発言をそのまま残すのがコツです。「精神科対応のステーションを探すことが多い」「リハビリ職の訪問はあるかと聞かれた」——こうした一言は、次回訪問の話題と自ステーションの強みの出し方を決める材料になります。

営業記録が続かない原因は、ルールが複雑なことです。ルールは1つに絞ります。

「接点があったら、当日中に1行」

書式の美しさも文章力も不要です。逆に、週末にまとめて書く運用は必ず破綻します（記憶が飛ぶため）。移動中や訪問直後の1分で書ける状態にしておくことが、唯一の続く条件です。

書くだけの記録は日誌です。営業記録は、見て使って初めて営業ツールになります。

この運用はExcelでも回せます。列構成と無料テンプレートはExcelでの営業管理で配布しています。件数が増えて「書く場所がPCにしかない」ことがボトルネックになったら、スマホで書ける仕組みへの移行を検討してください。