退職した担当者が持っていた紹介元との関係は取り戻せますか？

営業記録があれば大部分は引き継げます。誰と、いつ、何を話したかが残っていれば、後任は「前任から引き継ぎました」と言って訪問できます。記録がない場合は、営業先リストを作り直して挨拶回りをやり直すことになります。

引き継ぎで最初にやるべきことは何ですか？

営業先リストと最終接点日の確認です。どの紹介元がどれくらい空いているかを把握してから、重点先に「担当交代のご挨拶」を入れます。全件を回ろうとせず、紹介実績のある先から優先します。

「前任から引き継いだ」と言えること自体が信頼になります。記録を読んでから訪問すれば、相手の関心事や過去の経緯を踏まえて話せるので、経験の差はかなり埋まります。

訪問看護の営業は、担当者の退職や異動で関係がまるごと消えやすい業務です。「あの居宅は◯◯さんしか知らない」という状態は、その人がいる間は問題になりませんが、いなくなった瞬間に紹介が途切れます。この記事では、引き継ぎの手順と、そもそも引き継ぎを不要にする運用を解説します。

営業が特定の人に依存していると、次のことが起きます。

紹介元の候補リストは、接点が途絶えると静かに入れ替わります。引き継ぎの遅れは、そのまま紹介の減少につながります。

最初にやるのは訪問ではなく、リストの確認です。営業先ごとに最終接点日と紹介実績を並べ、「紹介をくれている先」「接点が空いている先」「未開拓の先」に分けます。リストがない場合は、営業先リストの作り方に沿って作り直します。

前任の営業記録を、重点先から順に読みます。相手の担当者名、言われたこと、次アクションとして書かれていたこと。ここに書いてある内容が、後任の「最初の話題」になります。

紹介実績のある先から順に、交代の挨拶をします。可能なら前任と同行、難しければ後任が単独で「前任の◯◯から引き継ぎました」と伝えます。このとき、記録に書かれていた前任とのやり取りに触れられると、「引き継がれている」ことが相手に伝わります。挨拶の持ち物と話し方は挨拶回りの実務と同じで構いません。

挨拶だけで終わらせず、数週間以内に空き情報を持って2回目の接点を作ります。「担当が変わっても情報が来る」ことを示すのが目的です。

引き継ぎが落ち着いたら、週1回「最終接点日が60日以上空いた先」を確認する運用に戻します。引き継ぎ直後は接点が集中するので、その後の落ち込みを防ぐためです。運用の型は営業のコツにまとめています。

前任が記録を残していなかった場合、引き継ぐものがありません。この場合は、次の順で立て直します。

時間はかかりますが、実績のある紹介元から始めれば、ゼロからのスタートよりは早く立ち上がります。

引き継ぎが大変になるのは、日常の記録が1人に集中しているからです。全員が「接点があったら当日中に1行」を残す運用にしておけば、誰が抜けても記録は残ります。営業を訪問のついでに分担する方法は営業のコツで、記録を全員で回す仕組みは営業管理ツールの導入と定着で解説しています。